Tidak dipungkiri lagi, mesin fotocopy adalah salah satu perangkat yang paling sering digunakan dalam aktivitas kantor, terutama aktivitas yang berkaitan dengan administrasi. Semakin tinggi aktivitas administrasi dan semakin besar skala suatu perusahaan, maka akan semakin sering pula mesin fotocopy digunakan.
Keputusan memiliki mesin fotocopy sendiri seringkali dikaitkan dengan segala macam kerepotan yang akan datang setelahnya, seperti harus mengeluarkan uang yang lebih besar, harus meluangkan waktu untuk mencari merk dan jenis seperti apa yang dibutuhkan, belum lagi harus mengurus perawatannya.
Akan tetapi jika dilihat lagi, memiliki sendiri mesin tersebut dapat memberikan beberapa keuntungan yang sepadan.
Keuntungan Memiliki Mesin Fotocopy
Berikut adalah beberapa keuntungan dari memiliki mesin fotocopy sendiri yang perlu Anda ketahui.
Efisiensi waktu
Dengan sebuah printer standar yang biasa digunakan untuk mencetak dokumen saja sebenarnya Anda sudah bisa mengkopi dokumen. Tapi itu jika dokumen yang dikopi hanya beberapa lembar saja.
Nah, bayangkan jika ada ratusan bahkan ribuan lembar dokumen. Atau bayangkan jika Anda harus mengkopi sekian banyak dokumen setiap hari.
Tentu printer biasa Anda tidak akan mampu melakukan tugas itu. Rata-rata printer jenis standar akan mulai panas setelah beberapa jam pemakaian berturut-turut dan pemakaian seperti ini dalam jangka panjang akan merusak printer.
Dengan begitu, Anda butuh mesin fotocopy sungguhan yang memang tugasnya mengkopi berlembar-lembar dokumen seperti yang ada di tempat fotocopy.
Anda bisa membawanya ke sana dan minta petugasnya yang mengkopikan. Mudah dan cepat. Tapi tidak efisien karena Anda harus pergi ke tempat fotocopy setiap kali memerlukannya.
Akan ada banyak waktu yang terbuang untuk mencapai tempat fotocopy sementara sebenarnya Anda bisa melakukannya di kantor Anda dengan mesin sendiri.
Hemat anggaran perusahaan
Memiliki mesin fotocopy sendiri berarti perusahaan Anda akan mengeluarkan uang yang lebih sedikit untuk biaya mengkopi dokumen dibandingkan dengan mengkopinya di tempat fotocopy.
Anggaran yang keluar pun dapat Anda tekan dengan memilih jenis kertas sendiri untuk menyesuaikannya dengan keperluan perusahaan. Dengan membeli kertas dalam jumlah besar pun bisa mendapat harga kertas yang lebih murah.
Kerahasiaan dokumen perusahaan terjaga
Ketika mengkopi dokumen, satu hal yang paling dikhawatirkan oleh karyawan adalah mengenai kerahasiaan dokumen tersebut. Jika dokumen yang akan Anda kopi adalah dokumen yang bersifat konfidensial, misalnya surat-surat rahasia atau akta-akta penting, tentu Anda ingin hanya orang-orang terkait saja yang mengetahui tentang dokumen tersebut.
Ini tentu tidak bisa Anda jamin ketika Anda mengkopi dokumen di tempat fotocopy umum. Anda tidak bisa mengendalikan sendiri siapa saja yang melihat atau membaca dokumen tersebut.
Belum lagi dokumen berisiko tercecer. Anda juga tidak bisa mengatur bagaimana petugas tempat fotocopy menjaga dokumen tersebut.
Maka dari itu, pilihan memiliki mesin fotocopy sendiri adalah pilihan yang aman bagi Anda dan perusahaan Anda.
Kualitas hasil fotocopy terjamin
Seringkali ketika mengkopi dokumen di tempat fotocopy, Anda mendapatkan hasil yang kurang memuaskan. Misalnya tinta yang kurang jelas, hasil kopian tidak jernih, atau terdapat garis-garis pada kertas hasil kopian.
Ini semua bisa terjadi karena mesin yang dipakai di sana tidak terawat dengan baik, mesin sedang dalam kondisi tidak maksimal, atau bahkan mesinnya bukan mesin yang bagus.
Dengan memiliki mesin fotocopy sendiri, Anda bisa mengawasi langsung perawatan berkala mesin sehingga kualitasnya dapat tetap terjaga.
Anda juga bisa memilih sendiri mesin fotocopy seperti apa yang diperlukan untuk aktivitas kantor Anda dan menentukan kualitas seperti apa yang cocok bagi standar perusahaan.
Nah, itu tadi keuntungan memiliki mesin fotocopy yang akan Anda peroleh. Semoga dapat membantu Anda dalam membuat keputusan.